BMC Actualizaciones e Información

Actualización de la política de no discriminación

Boston Medical Center Health System cumple con las leyes federales de derechos civiles aplicables y no discrimina por motivos de edad, raza, color, origen nacional (incluido el dominio limitado del inglés y el idioma principal), religión, cultura, discapacidades físicas o mentales, estatus socioeconómico, sexo, orientación sexual e identidad y/o expresión de género. BMCHS proporciona ayuda y servicios gratuitos a personas con discapacidades y servicios lingüísticos gratuitos a personas cuyo idioma principal no es el inglés.

Para leer nuestra Declaración de no discriminación completa, haga clic aquí.

Premio Pre

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General

Sistemas

InfoEd es el sistema de seguimiento, envío y desarrollo de propuestas de subvenciones de investigación de BMC, que proporciona una interfaz de sistema a sistema con grant.gov.

Empezando:

Debe tener un nombre de usuario y contraseña de BMC, así como una cuenta de correo electrónico activa de BMC o BU. Si no tiene un nombre de usuario de BMC, comuníquese con BMC IT (617-414-4500) para obtener uno. Una vez obtenido, envíe un correo electrónico a RBIS@bmc.org para obtener acceso a InfoEd .

Si planea enviar propuestas a través de InfoEd a los NIH, también debe tener una identificación de usuario activa de NIH eRA Commons. Si no tiene una identificación de usuario de eRA Commons, comuníquese con Robina Folland en Pre Award, 4-7536.

Otros enlaces relacionados:

Preguntas más frecuentes

¿Cómo solicito una beca?

Comuníquese con su Administrador de subvenciones en la Oficina de Subvenciones y Contratos de Operaciones de Investigación. Ellos responderán cualquier pregunta que pueda tener sobre la presentación de propuestas a través de BMC. También ayudarán a los investigadores y administradores de investigación:

  1. Obtenga un nombre de usuario y contraseña y capacítese en el sistema electrónico de desarrollo de propuestas de BMC, InfoEd.
  2. Obtener los formularios internos apropiados y la información institucional requerida para la solicitud de subvención.
  3. Coordinar un cronograma para la presentación de propuestas.

También se puede encontrar orientación adicional que describe los requisitos para las solicitudes federales a través de la Guía de presentación de propuestas y lista de verificación de la Oficina de Contratos y Subvenciones de BMC.

¿Cuál es el nombre y la dirección del signatario autorizado?

BMC tiene dos signatarios autorizados para Operaciones de Investigación:

Servicios ejecutivos de investigación:
Grace Cashman, directora sénior
660 Harrison Avenue, 2nd Fl
Boston, MA 02118-2908
617-414-2628
grace.cashman@bmc.org

Pre-premio:
Todd Erceg, director
660 Harrison Avenue, 3rd Fl
Boston, MA 02118-2908
617-414-2877
todd.erceg@bmc.org

¿Cómo obtengo un nombre de eRA commons?

Si es un investigador principal de BMC, envíe un correo electrónico al sitio web grant.admin@bmc.org con la siguiente información: nombre completo, departamento / sección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Si no recibe una respuesta en dos días, comuníquese con el Administrador de subvenciones de la Oficina de subvenciones y contratos.

¿Debería pasar mi solicitud por la Oficina de Operaciones / Subvenciones y Contratos de BMC Research (RO G&C) o la Oficina de Programas Patrocinados de BU (BU OSP)?

Consulte la Matriz espacial para averiguar a través de qué institución debe enviar su solicitud.

¿Con cuánta anticipación a la fecha límite del Patrocinador debo enviar una solicitud a la oficina de Subvenciones y Contratos para su revisión, aprobación y presentación?

Tipos de envío de documentos

Fecha límite de revisión inicial de componentes administrativos

Vencimiento de los componentes administrativos completados

Fecha límite de solicitud final

Sistema de propuestas de desarrollo profesional de InfoEd a sistema

10 días hábiles antes de la fecha límite del patrocinador

5 días hábiles antes de la fecha límite del patrocinador

2 días hábiles antes de la fecha límite del patrocinador

Revise la Política de envío de propuestas de BMC Para las solicitudes federales enviadas electrónicamente a través de InfoEd, se debe respetar el siguiente cronograma:

¿Dónde obtengo formación para InfoEd?

Comuníquese con Grants.Admin@bmc.org para solicitar información sobre las oportunidades de capacitación.

General

¿Quién es mi especialista en desarrollo de propuestas?

Consulte el Directorio de operaciones de investigación y distribución de la cartera.

¿Qué documentos internos se deben presentar a la oficina de subvenciones con la solicitud?

Hoja de resumen de la propuesta (necesaria para todas las aplicaciones)

Formulario (s) de conflicto de intereses para personal clave, personal no clave y consultores no remunerados (requerido para todas las solicitudes nuevas y solicitudes no competidoras si hay un cambio en el conflicto informado anteriormente)

Los formularios de conflicto de intereses deben completarse antes de enviar la subvención a través del sistema en línea de la Oficina de Cumplimiento de la BU que se encuentra aquí . Para todas las preguntas sobre conflictos de intereses, comuníquese con COI@bu.edu.

Carta de intención (si se subcontrata)

¿Para quién necesito completar los formularios de conflicto de intereses (FCOI)?

Para nuevas propuestas y contratos, para continuaciones / informes de progreso que no compitan, y para enmiendas anuales a los contratos, los FCOI deben enviarse para todos los "investigadores" y el personal clave enumerados en la propuesta de BMC (incluido el personal no clave y no remunerado, si corresponde). la definición de FCOI de "investigador"). No es necesario presentar FCOI para el personal que figura en un subcontrato a una institución externa si esta institución tiene una política de conflicto de intereses existente.

Soy un investigador nuevo en BMC, ¿hay algo que deba hacer antes de enviar una subvención a través de la oficina de subvenciones de BMC?

Necesitará una cuenta de InfoEd para enviar subvenciones a través de nuestra oficina. Póngase en contacto con RBIS@bmc.org para tener una configuración. Incluya la siguiente información cuando se comunique con RBIS:

  • Nombre completo
  • Rol en InfoEd (PI / administrador / administrador restringido / desarrollo)
  • Correo electrónico
  • Sección del Departamento
  • Habla a
  • Números de teléfono y fax
  • Título (opcional)
  • ID de BU (para PI de BU)
  • eRA Commons ID (para PI, si está disponible)

Para una solicitud de subvención federal, necesitará un nombre de usuario de eRA commons afiliado a BMC. Comuníquese con su administrador de subvenciones para configurar una o para que BMC se afilie a una cuenta existente. ** Esto debe hacerse al menos 48 horas antes de que se presente la subvención **

El administrador de subvenciones asignado para ayudar con su solicitud se basa en el departamento y la sección

¿Qué es un costo compartido y qué se debe hacer si se propone uno en el presupuesto?

En general, se debe proporcionar un número de cuenta departamental en la hoja de resumen de la propuesta para cualquier costo requerido y que se muestre en el presupuesto de la solicitud, pero no se solicite al patrocinador. Esto incluye "donar tiempo / esfuerzo" y "contribuciones en especie" en un proyecto.

** Los fondos federales no se pueden utilizar como una fuente de costos compartidos **

La política de participación en los costos de la investigación completa se puede encontrar aquí: http://10.153.11.138/grants/post_policies.htm

Si Boston Medical Center va a ser un subcontrato en una solicitud presentada por otra institución, ¿qué se debe enviar a la oficina de subvenciones de BMC?

Como mínimo, requerimos una Carta de intención (LOI) , el alcance del trabajo, el presupuesto detallado, la justificación del presupuesto y el papeleo interno de BMC. La institución principal también puede solicitar bio-bocetos, páginas de recursos / instalaciones, cartas de apoyo, etc. Debe coordinarse con sus colaboradores en la institución principal para determinar exactamente lo que necesitan antes de enviar la documentación a la oficina de subvenciones de BMC.

¿Debo hacer algo si mi presupuesto propone costos auxiliares para el paciente?

Cualquier presupuesto que proponga costos de atención al paciente debe enviarse a la Oficina de Ensayos Clínicos (CTO) . Le recomendamos que analice los costos auxiliares del paciente con su analista financiero de ensayos clínicos; antes de desarrollar el presupuesto.

¿Cuál es la diferencia entre un subcontrato y un consultor?

Subcontratar

  • El colaborador tendrá la responsabilidad de tomar decisiones programáticas
  • El colaborador gestionará los aspectos técnicos y administrativos de una parte de la declaración de trabajo general del proyecto.
  • El colaborador realizará el trabajo como parte de una cita institucional y utilizará sus instalaciones institucionales, como estudiantes, personal, población de pacientes ... etc.
    • Los costos de subcontratos se excluyen del cálculo de costos indirectos de BMC en el presupuesto.

Consultor

  • Una persona / empresa / organización identificada para proporcionar asesoramiento o servicios profesionales por una tarifa.
  • Opera en un entorno competitivo
  • No participa en la toma de decisiones programáticas del proyecto
  • Proporciona bienes o servicios similares a muchos compradores diferentes.
  • Los costos indirectos de BMC se aplican a todos los costos de consultoría.

** Si el consultor es un individuo afiliado a otra institución académica, los servicios deben ser brindados fuera de sus compromisos de tiempo institucional, sin uso de sus recursos institucionales, y pagados directamente al consultor como individuo y están sujetos a impuestos sobre la renta **

** Los empleados de BMC no pueden ser consultores remunerados en las subvenciones de BMC **

¿Cuál es la fecha de inicio más temprana que puedo tener para mi presupuesto?

Las pautas del patrocinador generalmente dictan cuál es la fecha de inicio más temprana que puede tener para su presupuesto, así como la duración del presupuesto y los períodos del proyecto. Debe revisar cuidadosamente las pautas del patrocinador antes de desarrollar el presupuesto.

Para las subvenciones de los NIH, la fecha de inicio más temprana suele estar determinada por el ciclo de financiación en el que se envía la subvención. Recomendamos revisar el anuncio del programa específico para confirmar las fechas de vencimiento y las fechas de inicio del presupuesto. El cuadro del ciclo de financiación estándar se puede encontrar a continuación.

Ciclo I

Ciclo II

Ciclo III

Revisión del mérito científico

Junio Julio

Octubre Noviembre

Febrero Marzo

Ronda del Consejo Asesor

Agosto u octubre *

enero

Mayo

Fecha de inicio más temprana del proyecto

Septiembre o diciembre *

abril

mes de julio


NOTAS:

La fecha real del Consejo Asesor puede ocurrir en el mes anterior o posterior al mes indicado. Por ejemplo, algunos CI pueden celebrar la reunión del Consejo Asesor de enero en febrero o la reunión del Consejo Asesor de octubre en septiembre.

Es posible que la adjudicación de componentes no siempre pueda cumplir con la fecha de inicio solicitada de una solicitud. Antes de incurrir en obligaciones o gastos previos a la adjudicación, los solicitantes deben conocer la política de los NIH que rige los costos previos a la adjudicación antes de recibir un Aviso de adjudicación. Consulte la Declaración de la política de subvenciones de los NIH.

* La Ronda del Consejo Asesor para las solicitudes del Ciclo I puede ser agosto u octubre, y la fecha de inicio del proyecto más temprana puede ser septiembre o diciembre, respectivamente.

¿Dónde puedo encontrar información general sobre el cumplimiento de la investigación?

Para obtener información sobre la HIPAA:

Para problemas generales de cumplimiento de la investigación para BMC / BU Research, visite: http://www.bu.edu/orc

Si tiene preguntas sobre la investigación en seres humanos, visite: http://www.bumc.bu.edu/irb/

Si tiene preguntas sobre la investigación con animales, visite: http://www.bu.edu/animalcare/ o http://www.bu.edu/orccommittees/iacuc/ (IACUC)

¿Quién puede ser investigador principal en una propuesta de investigación?

Boston Medical Center actualmente no tiene una política que limite quién puede ser PI o solicitar una subvención, sin embargo, se requiere la aprobación y el apoyo del departamento / división correspondiente.

¿Cuándo debo utilizar el formulario de reducción de solicitud de instalaciones y administración (F&A)?

Se deben usar las tarifas negociadas por el DHHS de F&A en todas las solicitudes, a menos que el patrocinador haya publicado una tarifa reducida. La excepción son los presupuestos de ensayos clínicos industriales, que suelen ser del 30%.

Si el investigador desea reducir la tarifa de OH de las tarifas publicadas, se debe enviar un formulario de reducción de F&A a la Oficina de Subvenciones y Contratos al comienzo del proceso de desarrollo del presupuesto.

Si la pérdida de OH de la solicitud de reducción es ≥ $ 25k durante la vida del proyecto, este formulario debe ser firmado por el Jefe de Departamento, así como por las siguientes personas.

Cantidad de reducción Aprobacíon final
Hasta $ 25 mil Director, Subvenciones y Contratos o Director, Oficina de Ensayos Clínicos
$ 25K-100K Director Ejecutivo, Investigación
> $ 100 mil Director financiero

Las instalaciones completas y la política de tarifas administrativas se pueden encontrar aquí .

¿Cómo me inscribo para estar en la lista de distribución de correo electrónico de Operaciones de investigación?

Comuníquese con Grants.Admin@BMC.org para que lo agreguen a la lista de distribución de Operaciones de investigación.

¿Quién es responsable del material de envío de propuestas y post-premios previos a la adjudicación? Por ejemplo, ¿Just-In-Time, material de envío posterior a los NIH?

Todas las solicitudes de material de envío posterior a la adjudicación deben ser revisadas por la Oficina de Subvenciones y Contratos antes de enviarlas al patrocinador. En ocasiones, el patrocinador puede comunicarse directamente con el administrador de investigación y PI. Para servir mejor a la comunidad de investigadores, solicitamos que esta información se envíe a nuestra oficina. Podremos brindar apoyo y orientación sobre la documentación posterior al envío antes de enviarla al patrocinador.

Relacionado con el cumplimiento

Office of Human Research Affairs: FAQ's - Quality Assurance Reviews

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InfoEd y subvenciones electrónicas

¿Cuándo debo completar una entrada de InfoEd?

Se debe completar una nueva entrada de InfoEd para todas las subvenciones antes de su revisión y envío. Las solicitudes de subvenciones electrónicas para muchas agencias federales, incluidas NIH, CDC y AHRQ, deben desarrollarse utilizando el mecanismo SF424 (sistema a sistema). Para los tipos de subvenciones que no utilizan el mecanismo de sistema a sistema, la información debe ingresarse a través de InfoEd usando la opción "patrocinadores genéricos". Las instrucciones para ambos se pueden encontrar en línea o en el manual de capacitación previo al premio. http://10.153.11.138/grants/nihcommons.html

¿Cuáles son algunos consejos útiles para las solicitudes de subvenciones electrónicas de sistema a sistema en InfoEd?

En la página de configuración:

El PI de la aplicación debe seleccionarse aquí.

  1. NO copie aplicaciones de una propuesta existente en InfoEd. Incluso si está volviendo a enviar una subvención que se desarrolló previamente en InfoEd, todas las aplicaciones deben crearse como nuevas.
  2. Al iniciar una solicitud de sistema a sistema en InfoEd para NIH, seleccione el Instituto Nacional de Salud / DHHS como su patrocinador. Si desea que su solicitud sea asignada a un instituto específico dentro de los NIH, puede indicarlo en su carta de presentación.
  3. Debe seleccionar un número de oportunidad válido
  4. Asegúrese de que el departamento principal esté seleccionado en "Departamentos de PI". Es posible que deba agregar esto manualmente. NO cambie el "Departamento asociado". Esta es la división de PI. Si esto es incorrecto, comuníquese con todd.erceg@BMC.org para actualizar.
  5. Seleccione "Presupuesto por proyecto total" como modelo de presupuestación. Es más fácil desarrollar el presupuesto usando este esquema.

En la página SF424 (R&R):

  1. Todd Erceg debe ser seleccionado como Oficial Administrativo y Representante Autorizado. Haga clic en los cuadros en blanco y aparecerá un menú desplegable. Al seleccionar Todd, su información completará automáticamente los cuadros.

En la página de personal:

  1. Todo el personal clave / contribuyentes importantes deben tener todos sus perfiles personales completados (incluido el código postal).
  2. Los biobocetos deben estar en el nuevo formato de los NIH con una declaración personal.
    1. 15 publicaciones MAX.
    2. En la sección de apoyo a la investigación no se deben incluir cantidades de $ o% de esfuerzo.
    3. Los biobocetos suelen estar limitados a 4 páginas, pero las oportunidades de financiación especiales pueden limitarlo a 2 páginas. Revise las pautas del patrocinador para confirmar.
    4. Ciertas aplicaciones de becas / capacitación requieren una plantilla de bioboceto diferente para los becarios / aprendices. Revise las pautas para la beca específica para ver si esto se aplica a su solicitud.
  3. Si desea incluir un biosketch para un consultor, agréguelo como un contribuyente significativo en la sección de personal. Su honorario de consultor (si corresponde) debe aparecer en la lista de costos que no son de personal en la página de presupuesto.
  4. Asegúrese de que las ID de Pubmed Central estén incluidas en la sección de bioboceto y referencias de PI para cualquier publicación que esté financiada por los NIH y sea de la autoría o coautoría del PI.
  5. Asegúrese de que el nombre de usuario de eRA Commons aparezca en el cuadro Credencial del PI. La solicitud no será aceptada por NIH / AHRQ / CDC si se omite o es incorrecta.

En la página de presupuesto:

  1. Las subvenciones modulares deben tener una justificación presupuestaria solo para el personal.
  2. En las aplicaciones que utilizan presupuestos no modulares, la justificación del subcontrato debe agregarse a la justificación de BMC y cargarse como un solo documento. En las aplicaciones que utilizan presupuestos modulares, la justificación del subcontrato debe cargarse como un documento separado en la Justificación del Consorcio.

** Se pueden encontrar instrucciones específicas e información más detallada para las aplicaciones de sistema a sistema en el Apéndice B del manual de capacitación PreAward, así como en el sitio web interno de subvenciones de BMC: http://10.153.11.138/grants/nihcommons.html

  ¿Cuáles son algunas sugerencias útiles para las solicitudes de patrocinador genéricas?

  1. Las solicitudes de patrocinio genéricas en InfoEd son una forma de enviar todos los demás tipos de solicitudes a la oficina de subvenciones de BMC para su revisión y aprobación. Esto incluye, entre otros, subvenciones de fundaciones, solicitudes electrónicas federales que no se pueden enviar de sistema a sistema, solicitudes en papel, solicitudes de subcontratos, etc.
  • Si tiene alguna pregunta sobre si una aplicación debe desarrollarse utilizando el mecanismo de sistema a sistema o patrocinadores genéricos, contrate su PDS .
  1. Los componentes de la aplicación deben cargarse en la pestaña Documentos internos para que podamos recuperarlos y revisarlos.
  2. La pestaña de presupuesto de la plantilla de patrocinador genérica debe completarse incluso si se carga una página de presupuesto separada en la pestaña de Documentos internos.
  3. Al completar un paquete de Adobe para aplicaciones federales que no se pueden enviar de un sistema a otro a través de InfoEd, no incluya espacios, números o caracteres especiales en los nombres de los archivos adjuntos. Usar guiones bajos está bien. Además, todos los archivos adjuntos del paquete de subvenciones de Adobe deben convertirse a archivos PDF.
  4. Si BMC es un subcontrato, el patrocinador de la propuesta debe establecerse como la institución principal (por ejemplo, Children's Hospital) en InfoEd. El patrocinador de origen (por ejemplo, NIH) se puede configurar en la página de preguntas de configuración, una vez que la pregunta "¿Es esto un flujo a través del Proyecto?" está marcado como "sí".
  • ** Las instrucciones específicas y la información más detallada para las solicitudes genéricas de patrocinadores se pueden encontrar en el Apéndice C del manual de capacitación Pre Award.

Políticas institucionales

Estándar de Procedimientos Operativos

General

Capacitación

General

Recursos

  Instrucciones de la serie E de la versión de formularios NIH:

General

Contactos

Forms

General

Other Related Links


Systems

InfoEd is BMC's research grant proposal development, submission and tracking system - providing a system-to-system interface with grants.gov.

Getting started:

You must have a BMC user name and password, as well as an active BMC or BU e-mail account.  If you do not have a BMC username, please contact BMC IT (617-414-4500) to obtain one. Once obtained, e-mail RIS@bmc.org to gain access to InfoEd.

If you plan to submit proposals through InfoEd to NIH, you must also have an active NIH eRA Commons user ID.  If you do not have an eRA Commons user ID, please contact Robina Folland in Pre Award, 4-7536.

How do I apply for a grant?

Please contact your Grant Administrator  in the Research Operations Grants and Contracts Office.They will answer any questions you may have about submitting proposals through BMC. They will also assist Investigators and Research Administrators:

  1. Obtain a Username and Password and train on the BMC electronic Proposal Development system, InfoEd.
  2. Obtain the appropriate internal forms and Institutional information required for grant application
  3. Coordinate a time line for proposal submission.  

Additional guidance outlining the requirements for Federal applications, can also be found through the BMC Grants and Contracts Office's Proposal Submission Guide and Checklist

What is the name and address for the authorized signatory?

The BMC Authorized Organization Representative and signatory for sponsored programs is: 

Tina DaSilva, Executive Director
BMC Research Operations
960 Massachusetts  Avenue, 2nd Fl
Boston, MA 02118-2690
617-414-2890

How do I get an eRA commons name?

If you are a BMC Principal Investigator, please email the grants.admin@bmc.org website with the following information:  Full Name, Department/Section, Phone Number and email address.  If you don't get a response in two days, please contact your Grants and Contracts Office Grant Administrator. 

 Should my application go through the BMC Research Operations/Grants and Contracts Office (RO G&C) or the BU Office of Sponsored Programs (BU OSP)?

Please see the Space Matrix to find out through which Institution you should submit your application

 How far in advance of the Sponsor's deadline should I submit an application to the Grants and Contracts office for review, approval and submission?

Types of Documents Submission

Initial Review of Administrative Components due

Completed Administrative Components due

Final Application Due

InfoEd PD Proposals   System to System

10 business days before the sponsor deadline

5 business days before the sponsor deadline

2 business days before the sponsor deadline

Please review BMC Proposal Submission Policy  For Federal applications submitted electronically through InfoEd, the following time line should be honored:

Where do I get training for InfoEd?

Please contact Grants.Admin@bmc.org to inquire about training opportunities.

Who is my Proposal Development Specialist?

Please see the Research Operations Directory & Portfolio Distribution.

 What internal documents need to be submitted to the grants office with the application?

Proposal Summary sheet  (required for all applications)

Conflict of Interest form(s) for key personnel, non- key personnel, and unpaid consultants (required for all new applications, and non- competing applications if there is a change in the previously reported conflict)

Conflict of interest forms should be filled out prior to grant submission through the BU Compliance Office's online system found here.  For all questions regarding Conflict of Interest please contact COI@bu.edu.

Letter of Intent (if subcontracts)

 Who do I need to complete conflict of interest (FCOI) forms for?

For new proposal and contracts, for non-competing continuations/progress reports, and for yearly amendments to contracts, FCOIs must be submitted for all "investigators" and key personnel listed on the BMC proposal (including non-key and unpaid personnel if they fit the FCOI definition of "investigator"). FCOIs do not need to be submitted for personnel listed on a subcontract to an outside institution if this institution has an existing conflict of interest policy.

I am a new investigator at BMC, is there anything I need to do before I submit a grant through the BMC grants office?

You will need an InfoEd account in order to submit grants through our office. Contact RBIS@bmc.org to have one setup. Please include the fallowing information when contacting RBIS:

  • Full name
  • Role in InfoEd (PI/administrator/restricted administrator/development)
  • E-mail
  • Department/Section
  • Address
  • Phone & fax numbers
  • Title (optional)
  • BU ID (for BU PI's)
  • eRA Commons ID( for PI's , if available)

For a federal grant application you will need an eRA commons username affiliated with BMC. Contact your Grant Administrator to have one setup or to have BMC affiliated to an existing account. **This must be done at least 48 hours before the grant is submitted**

The Grant Administrator  assigned to assist with your application is department and section based

 What is a cost-share and what needs to be done if one is proposed on the budget?

In general, a departmental account number must be provided on the proposal summary sheet for any costs required and shown on the application's budget but not requested from the sponsor. This includes "donating time/effort" and "in- kind contributions" on a project.

**Federal Funds can not be used as a cost-sharing source**

The full research cost-sharing policy can be found here:  http://10.153.11.138/grants/post_policies.htm 

 If Boston Medical Center is going to be a subcontract on an application submitted by another institution, what needs to be submitted to the BMC grants office?

At a minimum, we require a Letter of Intent (LOI), scope of work, detailed budget, budget justification, and BMC internal paperwork. The prime institution may also request biosketches, resources/facilities pages, letters of support, etc. You should coordinate with your collaborators at the prime institution to determine exactly what they require prior to submitting the paperwork to the BMC grants office.

 Do I need to do anything if my budget proposes patient ancillary costs?

Any budgets proposing patient care costs should be forwarded to the Clinical Trial Office (CTO). We recommend you discuss patient ancillary costs with your Clinical Trial Financial Analyst; before you develop the budget.

 What is the difference between a subcontract and a consultant?

Subcontract

  • Collaborator will have programmatic decision making responsibility
  • Collaborator will manage technical and administrative aspects of a portion of the overall project statement of work
  • Collaborator will perform work as part of an institutional appointment and utilize their institutional facilities such as, students, staff, patient population...etc.
    • Subcontract costs are excluded from BMC's indirect cost calculation in the budget.

Consultant

  • An individual/firm/organization identified to provide professional advice or services for a fee
  • Operates in a competitive environment
  • Does not participate in the programmatic decision making of the project
  • Provides similar goods or services to many different purchasers
  • BMC's indirect costs are applied to all consultant costs.

**If the consultant is an individual affiliated with another academic institution, the services must be provided outside of their institutional time commitments, without use of their institutional resources, and paid directly to the consultant as an individual and is subject to income taxes**

**BMC employees can not be paid consultants on BMC grants**

 What is the earliest start date I can have for my budget?

Sponsor guidelines usually dictate what the earliest start date you can have for your budget as well as the length of the budget and project periods. You should review the sponsor guidelines carefully before developing the budget.

For NIH grants, the earliest start date is often dictated by the funding cycle in which the grant is submitted. We recommend reviewing the specific program announcement to confirm due dates and budget start dates. The standard funding cycle chart can be found below.

 

Cycle I

Cycle II

Cycle III

Scientific Merit Review

June - July

October - November

February - March

Advisory Council Round

August or October *

January

May

Earliest Project Start Date

September or December *

April

July


NOTES:

The actual date of the Advisory Council may occur in the month before or after the month listed.  For example, some ICs may actually hold the January Advisory Council meeting in February or the October Advisory Council meeting in September.

Awarding components may not always be able to honor the requested start date of an application.  Before incurring any pre-award obligations or expenditures applicants should be aware of NIH policy governing pre-award costs prior to receiving a Notice of Award.  See the NIH Grants Policy Statement.

* Advisory Council Round for Cycle I applications may be August or October, and their earliest project start date may be September or December respectively.

Where can I find general research compliance information?

For HIPAA Information:

For General Research Compliance Issues for both BMC/BU Research, go to:  http://www.bu.edu/orc

For questions about human subject research, go to:  http://www.bumc.bu.edu/irb/

For questions regarding animal research, go to: http://www.bu.edu/animalcare/ or http://www.bu.edu/orccommittees/iacuc/ (IACUC)

Who can be a Principal Investigator on a research proposal?

Boston Medical Center does not currently have a policy limiting who can be PI or apply for a grant, however approval and support is required from the applicable department/division.

When do I need to use the Facilities and Administrative (F&A) request reduction form?

The full F&A DHHS negotiated rates must be used on all applications, unless the sponsor has a posted a reduced rate.   The exception is Industrial Clinical Trial budgets , which are usually 30%.

If the Investigator want to reduce the OH rate from the published rates, a F&A reduction form must be submitted to the Grants and Contracts Office at the start of the budget development process. 

If the reduction request’s OH loss is ≥ $25k over the life of the project, this form must be signed by the Department Chair, as well as the following individuals.

Reduction Amount Final Approval
Up to $25K Director, Grants and Contracts or Director, Clinical Trial Office
$25K-100K Executive Director, Research
>$100K Chief Financial Officer

The full Facilities and Administrative Rate Policy can be found here.

 How do I sign up to be on the Research Operations e-mail distribution list?

Please contact Grants.Admin@BMC.org to be added to the Research Operations distribution list.

Who is responsible for proposal and pre-award post submissions material? E.g. Just-In-Time, NIH post submission material?

All requests for pre-award post submission material must be reviewed by the Grants and Contracts Office prior to submission to the sponsor. At times the sponsor may directly contact the PI and Research Administrator. In order to better serve the research community we request that this information be forwarded to our office. We will be able to provide support and guidance on post-submission documentation prior to submission to the sponsor.

Compliance Related

1. Office of Human Research Affairs: FAQ's - Quality Assurance Reviews

2. Office of Human Research Affairs: FAQ's - Research Participants

When do I need to complete an InfoEd entry?

A new InfoEd entry should be completed for all grants prior to review and submission. Electronic grant applications to many federal agencies, including NIH, CDC, and AHRQ, should be developed using the SF424 (system to system) mechanism. For grant types that do not use the system to system mechanism, information should be entered through InfoEd using the "generic sponsors" option. Instructions for both can be found online or in the pre-award training manual. http://10.153.11.138/grants/nihcommons.html 

 What are some helpful hints for system to system electronic grant applications in InfoEd?

In the setup page:

The PI of the application must be selected here.

  1. DO NOT copy applications from an existing proposal in InfoEd. Even if you are resubmitting a grant that was previously developed in InfoEd, all applications must be created new.
  2. When initiating a system-to-system application in InfoEd to NIH, select National Institute of Health/DHHS as your sponsor. If you wish for your application to be assigned to a specific institute within NIH, you can indicate this in your cover letter
  3. You must select a valid opportunity number
  4. Make sure the primary department is selected under "PI Departments". You may need to add this manually. Do NOT change the "Associated Department". This is the PI's division. If this in incorrect, please contact todd.erceg@BMC.org to update.
  5. Select "Budget by Total Project" as the budgeting model. It is easier to develop the budget using this scheme.

In the SF424 (R&R) page:

  1. Todd Erceg should be selected as the Administrative Official and Authorized Representative. Click on the blank boxes and a drop down menu will appear. By selecting Todd, his information will automatically populate the boxes.

In the personnel page:

  1. All key personnel/significant contributors must have their entire personal profiles filled out (including zip code).
  2. Biosketches should be in the new NIH format with a personal statement.
    1. 15 publications MAX.
    2. No $ amounts or % effort should be listed on research support section.
    3. Biosketches are typically limited to 4 pages, but special funding opportunities may limit it to 2 pages. Review the sponsor guidelines to confirm.
    4. Certain fellowship/training applications require a different biosketch template for fellows/trainees. Review the guidelines for the specific fellowship to see if this applies to your application.
  3. If you want to include a biosketch for a consultant, add them as a significant contributor in the personnel section. Their consultant fee (if applicable) should still be listed under non-personnel costs in the budget page.
  4. Make sure Pubmed Central IDs are included in the PI biosketch and references section for any publications that are NIH-funded and authored/co- authored by the PI.
  5. Make sure that eRA Commons username is listed in the Credential box for the PI. The application will not be accepted by NIH/AHRQ/CDC if this is omitted or incorrect.

In the budget page:

  1. Modular grants should have a budget justification for personnel only.
  2. In applications using non-modular budgets, the subcontract justification should be added to the BMC justification and uploaded as one document. In applications using modular budgets, the subcontract justification should be uploaded as a separate document in the Consortium Justification.

**Specific instructions and more detailed information for system to system applications can be found in Appendix B of the PreAward training manual as well as the BMC internal grants website:  http://10.153.11.138/grants/nihcommons.html

 What are some helpful hints for Generic sponsor applications?

 

  1. Generic sponsor applications in InfoEd are a way to submit all other application types to the BMC grants office for review and approval. This includes, but is not limited to, foundation grants, federal electronic applications that can not be submitted system to system, paper applications, subcontract applications, etc.
  • If you have any questions whether an application should be developed using the system to system mechanism or generic sponsors, please contract your PDS. 
  1. Components of the application must be uploaded in the Internal Documents tab for us to retrieve and review.
  2. The budget tab of the generic sponsor template must be completed even if a separate budget page is uploaded in the Internal Documents tab.
  3. When completing an Adobe package for federal applications that cannot be submitted system to system thru InfoEd, do not include spaces, numbers, or special characters in attachment filenames. Using underscores is OK. Also, all attachments in Adobe grants package must be converted to PDFs.
  4. If BMC is a subcontract, the proposal sponsor should be set as the prime institution (eg. Children's Hospital) in InfoEd. The originating sponsor (e.g. NIH) can be set on the setup questions page, once the question "Is this a flow through Project?" is marked "yes".
  • **Specific instructions and more detailed information for generic sponsor applications can be found in Appendix C of the Pre Award training manual

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